Ordningene er regulert i forskrift om foreldrebetaling i barnehager. Ved søknaden må det vedlegges selvangivelse(r). Selvangivelsen vil normalt inneholde de fleste skattepliktige kapital- og personinntekter. Dersom noe ikke er registrert på selvangivelsen av skattepliktig person- eller kapitalinntekt, er søker pliktig å opplyse om det ved søknad. Dersom husholdningen har flere barn i barnehage settes foreldrebetalingen i tråd med bestemmelser om søskenmoderasjon, til henholdsvis 70 prosent og 50 prosent av foreldrebetalingen for første barn og omfatter søsken som bor fast sammen.
Som husholdning regnes ektefeller, registrerte partnere og samboere. Som samboere regnes to ugifte personer over 18 år som bor sammen, og som har bodd sammen i et ekteskapelig forhold i minst 12 av de 18 siste månedene, eller har felles barn.
Det søkes om reduksjon i foreldrebetalingen for ett barnehageår av gangen, søknadsfrist er 1. juni. Ved søknad etter frist vil eventuell reduksjon tre i kraft fra den først i påfølgende måned. Dersom husholdningen får barnehageplass i løpet av barnehageåret, eller husholdningen får vesentlig eller varig endring i inntekten, kan det søkes om reduksjon i foreldrebetalingen utenom fristen. Foresatts plikter å melde fra om vesentlige og varige endringer i inntekten eller husholdningens sammensetning i løpet av barnehageåret, dersom det vil påvirke fastsatt foreldrebetaling.
Søknadsskjema om redusert foreldrebetaling, finnes under generell informasjon for barnehage og skole på kommunens hjemmeside.
Søknaden blir behandlet av kommunen som enkeltvedtak, uavhengig av om barnet går i kommunal eller privat barnehage.